Lohnverrechnung für KMU: Jeden Monat verlässlich begleitet
Lohnverrechnung für KMU begleitet Ihren monatlichen Ablauf: Neue Beschäftigte, geänderte Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Prämien und Austritte müssen rechtzeitig berücksichtigt werden. SUDI unterstützt Sie vom Sammeln der Angaben bis zur verständlichen Abrechnung. Offene Fragen werden früh geklärt, damit am Auszahlungstag nicht improvisiert werden muss.
Wir betreuen KMU, Gründer und Kleinstunternehmen in Graz und der Steiermark sowie Arbeitgeber aus ganz Österreich. Zu Beginn besprechen wir die Zahl der Beschäftigten, den anzuwendenden Kollektivvertrag, den Auszahlungstermin, Ihre Ansprechperson und die Unterlagen, die Sie jeden Monat benötigen. So wissen beide Seiten, was bis wann zu erledigen ist.
Über den Kontakt zur Lohnverrechnung besprechen Sie den gewünschten Umfang. Die zentrale SUDI-Leistungsseite für KMU bietet ergänzende Informationen zur Betreuung.
Graz und Steiermark: persönliche Abstimmung möglich
Österreichweit: digitale Zusammenarbeit nach vereinbartem Ablauf
Persönlich betreut. Monatlich verlässlich.
- Fester Übergabetermin für Ihre Monatsdaten
- Direkte Rückfragen bei fehlenden Angaben
- Verständliche Abrechnungen und Auswertungen
- Persönlich in Graz, digital in Österreich
Jeden Monat verlässlich begleitet – von den Angaben Ihrer Mitarbeitenden bis zur verständlichen Abrechnung
Bis zum vereinbarten Termin sammelt Ihr Unternehmen alle Angaben, die sich seit der letzten Abrechnung geändert haben. Dazu gehören Eintritte, Austritte, Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Entgeltänderungen und variable Bezüge. Welche Informationen kleinere Arbeitgeber regelmäßig brauchen, zeigt die SUDI-Übersicht zur Lohnabrechnung für KMU.
Fehlt eine Angabe oder ist etwas widersprüchlich, fragt SUDI direkt und verständlich nach. Ihre zuständige Person kann die offene Frage klären, bevor die Abrechnung fertiggestellt wird. Für vertrauliche Unterlagen steht die SUDI-Mandantenplattform zur Verfügung; Hinweise zur Zusammenarbeit ohne Papierwege finden Sie unter digitale Lohnverrechnung.
Vor dem Abschluss stimmen wir die Abrechnung gemeinsam ab. Danach erhalten Sie die vereinbarten Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Zahlungsübersichten, Buchungsbelege und Auswertungen in einer verständlichen Form. So begleiten wir Sie jeden Monat. Für Unternehmen in der Region bietet die Seite Lohnverrechnung Graz und Steiermark weitere Informationen.
Was in der laufenden Lohnverrechnung zusammengeführt wird
Der konkrete Auftrag richtet sich nach Beschäftigtenstruktur, Kollektivvertrag, Datenqualität und gewünschter Zusammenarbeit. Typische Bausteine sind:
Laufende Lohn- und Gehaltsabrechnung
Die Angaben zu den Beschäftigten und alle Änderungen des Monats werden zusammengeführt. SUDI prüft die Abrechnung und stellt die vereinbarten Unterlagen bereit. Variable Bezüge, neue Sachverhalte und Korrekturen werden der richtigen Person und dem richtigen Zeitraum zugeordnet; bei Unklarheiten fragen wir gezielt nach.
Eintritte und Veränderungen
Neue Dienstverhältnisse, Entgeltänderungen, Stundenanpassungen, Funktionen und andere Stammdatenänderungen benötigen klare Wirksamkeitsdaten. SUDI stimmt ab, welche Unterlagen vorliegen müssen und welche Angaben vor dem ersten betroffenen Monatslauf offen sind.
Austritte und Endabrechnung
Bei Beendigungen treffen Fristen, offene Zeitdaten, Restansprüche und Auszahlungsbestandteile zusammen. SUDI ordnet die mitgeteilten Angaben dem richtigen Zeitraum zu und klärt vor der Endabrechnung, welche Unterlagen oder Entscheidungen noch fehlen.
Meldungen und Ergebnisse
Zum vereinbarten Umfang können Meldungen, Auswertungen, Zahlungsinformationen und Unterlagen für die Finanzbuchhaltung gehören. Welche Ergebnisse wann und an wen übermittelt werden, wird vor Beginn gemeinsam festgelegt.
Vollständige Eingaben verkürzen Rückfragen – sie ersetzen aber keine Plausibilitätsprüfung
Was Ihr Betrieb vorbereitet
- Eintritte, Austritte und Änderungen mit eindeutigem Wirksamkeitsdatum
- Arbeitszeit-, Mehrarbeits- und Überstundendaten in vereinbarter Form
- Urlaub, Krankenstand, Pflegefreistellung und sonstige Abwesenheiten
- variable Bezüge, Sachbezüge, Reisekosten- oder Aufwandsinformationen, soweit beauftragt
- Unterlagen zu neuen oder geänderten Sachverhalten
- eine zuständige Person für Rückfragen und Freigabe
Wie Ihre Angaben sicher zu SUDI gelangen
Für regelmäßig wiederkehrende Angaben wird ein eindeutiger Übermittlungsweg vereinbart. Personenbezogene Lohndaten gehören nicht in lose Chatverläufe oder ungeschützte Sammelpostfächer. Je nach Auftrag können dafür die sicheren digitalen Möglichkeiten der SUDI-Mandantenplattform eingesetzt werden.
Fehlen Daten oder widersprechen sie einander, wird der Sachverhalt abgegrenzt. Damit bleibt erkennbar, welche Angabe übernommen, welche Rückfrage gestellt und welche Entscheidung vom Arbeitgeber benötigt wird.
In fünf Schritten zur abgestimmten Abrechnung
Diese fünf Schritte zeigen, wie Ihre Angaben zur fertigen Abrechnung werden. Termine und Zuständigkeiten stimmen wir auf Ihr Unternehmen ab.
01 · Veränderungen sammeln
Der Betrieb sammelt alle Änderungen seit dem letzten Stichtag. Dazu gehören neue Beschäftigte, geänderte Arbeitsbedingungen, Zeitdaten, Abwesenheiten und variable Bestandteile.
02 · Angaben sicher übermitteln
Die Unterlagen werden bis zum vereinbarten Termin über den abgestimmten sicheren Weg bereitgestellt. Eindeutige Bezeichnungen, Zeiträume und eine erreichbare Ansprechperson erleichtern die Zuordnung.
03 · Offene Fragen direkt klären
Unvollständige oder ungewöhnliche Angaben werden nicht stillschweigend ergänzt. SUDI fasst die offenen Fragen zusammen, damit Ihr Unternehmen gezielt antworten oder Unterlagen nachreichen kann.
04 · Abrechnung gemeinsam prüfen
Die Abrechnung wird bereitgestellt und nach der vereinbarten Form freigegeben. Auffälligkeiten klären wir, bevor Zahlungen und Meldungen vorbereitet werden.
05 · Unterlagen verständlich erhalten
Nach dem Abschluss erhalten Beschäftigte, Geschäftsführung und Finanzbuchhaltung die jeweils vereinbarten Abrechnungen, Übersichten und Buchungsunterlagen.
Ein Wechsel wird planbar, wenn Altbestand, Stichtag und erste Abrechnung zusammenpassen
Der Wechsel zu einer neuen Lohnverrechnung sollte nicht allein an einem Kalenderdatum festgemacht werden. Zuerst wird geklärt, welche Angaben zu den Beschäftigten, Lohnkonten, bisherigen Abrechnungen, offenen Korrekturen und besonderen Fällen vorhanden sind. Danach lässt sich festlegen, ab welchem Monat SUDI übernimmt und wer die letzte bisherige Abrechnung abschließt.
Für die erste neue Abrechnung werden die übernommenen Werte und die aktuellen Änderungen getrennt geprüft. So wird erkennbar, ob eine Abweichung aus einer früheren Abrechnung oder aus dem laufenden Monat stammt. Vor dem Start dokumentieren wir gemeinsam, welche Punkte noch offen sind. Einzelheiten finden Sie unter Lohnverrechnung wechseln.
Bestand erfassen
Vorhandene Stammdaten, Abrechnungshistorie, offene Themen und wiederkehrende Besonderheiten werden in einer Übergabeliste zusammengeführt.
Stichtag festlegen
Die bisherige und die neue Betreuung brauchen einen eindeutig vereinbarten Übergabetag. Zuständigkeiten für Meldungen, Nachläufe und Korrekturen werden zeitlich zugeordnet.
Ersten Lauf abstimmen
Aktuelle Veränderungen, übernommene Werte und Freigabe werden im ersten Monat besonders eng abgestimmt. Danach läuft die Zusammenarbeit nach dem vereinbarten monatlichen Rhythmus weiter.
Lohnverrechnung, die zur Größe und Organisation Ihres Betriebs passt
Gründer mit den ersten Beschäftigten
Wer erstmals Personal aufnimmt, benötigt nicht nur die erste Abrechnung. Entscheidend sind ein vollständig vorbereiteter Eintritt, klare Zuständigkeiten und ein verlässlicher Weg für alle monatlichen Angaben.
Kleinstunternehmen
Bei wenigen Beschäftigten kennt die Geschäftsführung jeden Einzelfall. Trotzdem sollten Änderungen dokumentiert und termingerecht übergeben werden, damit Wissen nicht nur im Kopf einer Person bleibt.
Wachsende KMU
Mit neuen Teams, Standorten oder Vergütungsmodellen steigen Abstimmungsbedarf und Zahl der Rückfragen. Feste Termine und klare Ansprechpartner entlasten Führung, Verwaltung und Finanzbuchhaltung.
Betriebe mit wechselnden Daten
Saison, Teilzeit, variable Stunden oder häufige Ein- und Austritte erfordern eine strukturierte Übergabe. Der Aufwand richtet sich nach den tatsächlichen Fällen, nicht nur nach der Kopfzahl.
Persönlich erreichbar, digital anschlussfähig
Unternehmen aus Graz und der Steiermark verbinden die fachliche Betreuung mit einer persönlich erreichbaren Wirtschaftskanzlei. Auch außerhalb der Region ist eine Zusammenarbeit möglich, wenn Unterlagen sicher übermittelt und Rückfragen zeitnah beantwortet werden.
Entscheidend ist, dass im Unternehmen feststeht, wer Eintritte, Änderungen der Arbeitszeit, Prämien, Sachbezüge, Krankenstände, Urlaube und Austritte meldet. Eine zuständige Person sammelt diese Angaben, prüft sie auf Vollständigkeit und gibt die Abrechnung frei. Einen vertieften Überblick bietet die SUDI-Leistungsseite zur Lohnverrechnung; Informationen speziell für kleinere Arbeitgeber finden Sie unter Lohnabrechnung für KMU.
Zum vereinbarten Termin erhält SUDI die Änderungen des Monats. Fehlt etwas oder passen Angaben nicht zusammen, wird die Frage direkt an die zuständige Person gerichtet. Nach der Klärung wird die Abrechnung zur gemeinsamen Prüfung bereitgestellt. Erst danach folgen die vereinbarten Zahlungsübersichten, Meldungen und Unterlagen für die Buchhaltung.
Vor der ersten Abrechnung nehmen wir uns Zeit für eine sorgfältige Vorbereitung. Wir besprechen, wo Arbeitszeiten festgehalten werden, wer Abwesenheiten meldet, wie Gehaltsänderungen bestätigt werden und wer im Vertretungsfall erreichbar ist. Bestehende Listen oder Programme müssen nicht ohne Grund ersetzt werden. Wichtig ist, dass jede wesentliche Angabe an einer eindeutigen Stelle geführt und rechtzeitig weitergegeben wird.
Wenn sich die Zahl der Beschäftigten ändert, ein weiterer Kollektivvertrag hinzukommt oder neue Vergütungsformen eingeführt werden, stimmen wir die Zusammenarbeit neu ab. Dasselbe gilt bei Karenzen, längeren Krankenständen, Beendigungen oder neuen Standorten. So bleibt die Betreuung passend zu Ihrem Unternehmen, ohne den monatlichen Arbeitsweg unnötig zu erschweren.
Die Geschäftsführung weiß damit, welche Unterlagen bis wann benötigt werden und welche Ergebnisse sie erhält. Eine Vertretung kann die Aufgaben übernehmen, weil Termine, Ansprechpartner und offene Fragen nachvollziehbar festgehalten sind. Besondere Einzelfragen werden gesondert geklärt; die laufende Abrechnung bleibt dennoch übersichtlich und pünktlich vorbereitet.
Was KMU vor der Zusammenarbeit klären sollten
Benötigt werden alle Änderungen, die den jeweiligen Abrechnungszeitraum betreffen. Typisch sind Arbeitszeit und variable Bezüge, Abwesenheiten, Ein- und Austritte, Stammdatenänderungen sowie Unterlagen zu neuen Sachverhalten. Welche Felder und Nachweise konkret erforderlich sind, wird für den Betrieb festgelegt.
Der Stichtag hängt von Auszahlungstermin, interner Freigabe, Beschäftigtenstruktur und vereinbartem Leistungsumfang ab. SUDI legt mit Ihnen einen realistischen Terminplan fest. Später eingehende Informationen können eine Korrektur oder Bearbeitung in einem späteren Lauf erforderlich machen.
Das kann sinnvoll sein, wenn intern Fachwissen, Zeit oder Vertretung fehlen. Die Entscheidung sollte nach wiederkehrendem Aufwand, Beschäftigungsfällen und gewünschter Unterstützung getroffen werden, nicht nur nach der Anzahl der Personen.
Ja, wenn Daten sicher übermittelt, Zuständigkeiten klar benannt und Freigaben nachvollziehbar dokumentiert werden. Je nach Auftrag können sichere SUDI-Übermittlungswege und die Mandantenplattform eingesetzt werden.
Üblicherweise werden zuerst Datenbestand, offene Korrekturen, Abrechnungshistorie, Stichtag und Zuständigkeiten erhoben. Danach wird festgelegt, welche Seite den letzten alten und den ersten neuen Monatslauf übernimmt.
Unvollständige oder widersprüchliche Angaben werden nicht stillschweigend ergänzt. SUDI bündelt die offenen Punkte und nennt, welche Information oder Entscheidung noch benötigt wird. Nach der Freigabe erhält das Unternehmen die vereinbarten Abrechnungen, Zahlungsübersichten, Buchungsbelege und Auswertungen in nachvollziehbarer Form.
Das Honorar hängt unter anderem von der Zahl der Beschäftigten, den anzuwendenden Kollektivverträgen, den monatlichen Änderungen, besonderen Fällen, der Vollständigkeit der Unterlagen, den gewünschten Leistungen und einem möglichen Wechsel ab. Nach einem kurzen Gespräch erhalten Sie ein konkretes Angebot.
Das wird im Auftrag festgelegt. Häufig sammelt eine Ansprechperson im Unternehmen Fragen und übermittelt sie gebündelt. Direkte Kommunikation kann für bestimmte Fälle vereinbart werden, ersetzt aber nicht die Arbeitgeberentscheidung.
Es werden nur die erforderlichen Unterlagen über die vereinbarten sicheren Wege übermittelt. Zugriffe und Empfänger werden auf das Notwendige beschränkt; Aufbewahrung und Löschung richten sich nach Auftrag und geltenden Vorgaben. Sensible Anhänge gehören nicht in ungeschützte oder nicht vereinbarte Kanäle.
Ihre Lohnverrechnung klar und verlässlich begleiten lassen
Beschreiben Sie kurz Beschäftigtenzahl, Branche, aktuellen Ablauf und gewünschten Starttermin. SUDI ordnet ein, welche Unterlagen für ein Erstgespräch hilfreich sind und ob der gewünschte Leistungsumfang übernommen werden kann.